Descarte de prontuários após 20 anos: como transformar uma obrigação legal em proteção patrimonial e ética

O fim do arquivo eterno: por que médicos podem finalmente liberar espaço com segurança

Durante décadas, a orientação prática que circulava entre médicos e gestores de saúde era simples e conservadora: na dúvida, guarde tudo, para sempre. O resultado é conhecido de qualquer clínica com mais de 20 anos de operação — salas inteiras tomadas por caixas de papel, custo mensal com aluguel de espaço só para arquivo morto e um risco silencioso de vazamento de informações que ninguém consegue mais controlar.

O Parecer CFM nº 19/2026 muda essa lógica. Ao confirmar que prontuários físicos podem ser eliminados após 20 anos do último registro, o Conselho Federal de Medicina não apenas autoriza uma limpeza há muito adiada — ele impõe uma nova disciplina de gestão documental. E é justamente aí que mora o risco: descartar sem método é, hoje, mais perigoso do que guardar indefinidamente.

O prazo sempre existiu — o que faltava era o "como"

A Resolução CFM nº 1.821/2007 já fixava os 20 anos como prazo mínimo de guarda. O que o mercado nunca teve foi um protocolo claro para a etapa seguinte: destruir o documento sem violar sigilo profissional nem a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

O novo parecer fecha essa lacuna com cinco definições objetivas:

Contagem do prazo: 20 anos a partir do último registro de atendimento, e não da abertura da ficha.
Sem digitalização obrigatória: não é preciso escanear tudo antes de descartar — o que representa economia relevante para arquivos volumosos.
Sem aviso prévio ao paciente: não há dever de notificar cada pessoa antes da eliminação.
Rastreabilidade documentada: cada descarte precisa gerar um termo formal, com identificação dos prontuários, data, método e responsáveis.
Destruição irreversível: o método deve impedir qualquer leitura ou reconstituição posterior.

Traduzindo para a rotina: a autorização é generosa, mas condicionada a uma governança que a maioria dos estabelecimentos ainda não pratica.

Onde está o risco real

O ponto sensível não é o "se pode descartar", mas o "como se descarta". Um prontuário jogado no lixo comum, entregue a uma empresa de reciclagem sem contrato ou destruído sem registro cria três frentes de exposição simultâneas:

1. Responsabilidade civil por quebra de sigilo

Se uma ficha antiga circular indevidamente, o paciente — ou herdeiros — pode pleitear indenização. Não é raro que decisões judiciais fixem valores entre R$ 5.000 e R$ 50.000 por vazamento de dado sensível de saúde, dependendo da gravidade.

2. Sanções éticas no Conselho Regional

O descarte inadequado configura infração ética e pode gerar processo no CRM, com penas que vão da advertência à suspensão do exercício profissional.

3. Autuação sob a LGPD

Dados de saúde são classificados como sensíveis. A Autoridade Nacional de Proteção de Dados pode aplicar multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração. Para uma clínica de porte médio, mesmo uma fração desse teto compromete o resultado do ano.

Um caso prático para dimensionar

Imagine uma clínica em atividade desde 1998, com cerca de 12 mil prontuários físicos acumulados. O custo anual de armazenamento externo gira em torno de R$ 18 mil. A tentação de contratar a primeira transportadora e "sumir com o papel" é grande — e perigosa.

O caminho seguro seria:

Mapear quais fichas já superaram os 20 anos do último registro.
Separar fisicamente esse lote, mantendo em guarda o restante.
Contratar empresa especializada em destruição segura, com contrato prevendo confidencialidade e emissão de certificado.
Lavrar termo de descarte com a relação dos prontuários, método (fragmentação, incineração etc.), data e responsáveis.
Arquivar o termo por prazo razoável, pois é ele que comprova a regularidade caso surja questionamento futuro.

Cumpridas essas etapas, a clínica reduz custo recorrente e, ao mesmo tempo, fica protegida contra futuras acusações de guarda negligente ou destruição irregular.

Quem precisa agir com atenção redobrada

A nova orientação alcança diferentes perfis, e cada um carrega particularidades:

Médicos com consultório próprio, que respondem pessoalmente pela guarda dos prontuários de seus pacientes.
Clínicas e centros médicos com mais de duas décadas de operação — os maiores acumuladores de passivo documental.
Hospitais privados e filantrópicos, cujos volumes exigem cronograma estruturado de eliminação.
Herdeiros de médicos falecidos, que muitas vezes recebem, junto com o espólio, a responsabilidade pelos arquivos.
Compradores de clínicas ou de carteiras de pacientes, que assumem o passivo documental do antecessor — algo que deveria constar expressamente no contrato de aquisição.

Nesse último caso, uma cláusula bem redigida sobre a responsabilidade pela documentação anterior à compra pode evitar que o novo titular herde um problema alheio.

Governança documental como ativo, não como burocracia

O erro mais comum é enxergar o termo de descarte como papelada extra. Na prática, ele é a prova que separa o profissional diligente do negligente. Em uma eventual disputa judicial, a existência de um procedimento formal e rastreável muda completamente a posição da defesa.

Recomenda-se que cada estabelecimento adote uma política interna de retenção e descarte, definindo prazos, responsáveis, método de destruição e modelo de termo. Esse documento, revisado periodicamente, demonstra boa-fé e conformidade tanto perante o CRM quanto perante a ANPD — e protege o patrimônio e a reputação de quem atua na saúde.

Estruturar uma política de gestão de prontuários que concilie a orientação do CFM com as exigências da LGPD é uma tarefa que combina Direito Médico e proteção patrimonial. O escritório Trad & Cavalcanti Advogados, que atua em Direito Médico desde 2009, apoia clínicas, hospitais e profissionais de saúde em todo o Brasil na elaboração desses protocolos e na análise de responsabilidades documentais em aquisições e sucessões.